خدمات ثبتی » تغییرات و صورتجلسات » ضوابط و تشریفات و الزامات مربوط به طرز انتخاب و عزل هیات مدیره در شرکتهای سهامی

۱۸ شهریور ۱۳۹۵ 4192 نسخه چاپی

ضوابط و تشریفات و الزامات مربوط به طرز انتخاب و عزل هیات مدیره در شرکتهای سهامی

ضوابط و تشریفات و الزامات مربوط به طرز انتخاب و عزل هیات مدیره در شرکتهای سهامی (عام و خاص)

۱- در اساسنامه شرکت سهامی عام بایستی تعداد اعضای هیات مدیره و طرز انتخاب آنها و مدت ماموریت آنان و نحوه تعیین جانشین برای مدیرانی که فوت یا استعفاء می کنند یا محجور و معزول یا به جهت قانونی از ادامه عضویت در هیات مدیره ممنوع می گردند و حدود و وظایف و اختیارات مدیران و تعداد سهام تضمینی که باید به صندوق شرکت بسپارند معلوم و همراه با اعلامیه قبول سمت بوسیله مدیران و بازرسان شرکت جهت ثبت به اداره ثبت شرکتها تسلیم گردد. (بندهای ۱۵ و ۱۶ ماده ۸ و مواد ۱۷ و ۱۸ لایحه اصلاح قسمتی از قانون تجارت)

۲- در اساسنامه شرکت سهامی خاص باید مواردی که راجع به تعیین هیات مدیره در اساسنامه شرکت سهامی عام گذشت قید گردد. (بند ۱ و تبصره ماده ۲۰ لایحه اصلاح قسمتی از قانون تجارت)

۳- اولین هیأت مدیره شرکت سهامی را مجمع عمومی مؤسس و هیأت مدیره های بعد از آن را مجمع عمومی عادی صاحبان سهام انتخاب می کنند. (ماده ۱۰۸ قانون تجارت با توجه به مواد ۱۷ و ۷۴ و ۸۶ و ۸۸ لایحه اصلاح قسمتی از قانون تجارت)

۴- در مجمع عمومی مؤسس که بایستی لااقل دارندگان نصف سرمایه (در جلسۀ اول) یا دارندگان یک سوم سرمایه (درجلسات دوم و سوم) در آن شرکت کنند ، اتخاذ تصمیمات از جمله انتخاب هیأت مدیره با اکثریت دو سوم آراء حاضرین خواهد بود. (ماده ۷۵ لایحه اصلاح قسمتی از قانون تجارت)

۵- در شرکتهای سهامی خاص تشکیل مجمع عمومی موسس الزامی نیست. نتیجه آنکه اگر مجمع عمومی موسس برای شرکت سهامی خاص تشکیل نشود اولین هیات مدیره بوسیله مجمع عمومی عادی صاحبان سهام انتخاب خواهد شد.(ماده ۸۲ لایحه اصلاح قسمتی از قانون تجارت)

۶- در مجمع عمومی عادی که با حضور ، لااقل دارندگان بیش از نصف سهام دارای حق رأی (در جلسۀ اول) و هر عده از صاحبان سهامی که حق رأی دارند (در جلسۀ دوم) تشکیل می شود ، انتخاب مدیران و بازرسان با اکثریت نسبی حاضرین انجام می شود. (مواد ۸۷ و ۸۸ لایحه اصلاح قسمتی از قانون تجارت)

۷- منظور از اکثریت آراء در مجامع عمومی صاحبان سهام حاضرین در جلسه مجمع است. (ماده ۱۰۳ لایحه اصلاح قسمتی از قانون تجارت)

۸- هیأت مدیره در هنگام انتخاب و در تمام مدت تصدی باید از سهامداران شرکت باشند. (ماده ۱۰۷ لایحه اصلاح قسمتی از قانون تجارت)

۹- در شرکتهای سهامی برای انتخاب مدیران تعداد آراء هر رأی دهنده (هر سهم یک رأی) در عدد مدیرانی که باید انتخاب شوند ضرب می شود و حق رأی هر رأی دهنده برابر حاصل ضرب مذکور می باشد و هر رای دهنده می تواند حق رأی خود را به یک نفر بدهد یا آنرا بین چند نفر تقسیم کند. اساسنامه شرکت نمی تواند خلاف این ترتیب را مقرر نماید. (ماده ۸۸ لایحه اصلاح قسمتی از قانون تجارت)

۱۰- عده اعضای هیات مدیره در شرکتهای سهامی عام نبایستی کمتر از ۵ نفر باشد. این بدان معناست که صاحبان سهام در شرکتهای سهامی عام نمی تواند از ۵ نفر کمتر باشد. (ماده ۱۰۷ لایحه اصلاح قسمتی از قانون تجارت که وارد به ماده ۳ لایحه اصلاح قسمتی از قانون تجارت است)

۱۱- اشخاص حقوقی را می توان به مدیریت شرکت سهامی انتخاب نمود. در این صورت شخص حقوقی (با تصویب هیأت مدیرۀ خود یا با تفویض اختیار از سوی هیأت مدیره به مدیرعامل) باید یک نفر را به عنوان نمایندۀ خود جهت حضور در هیأت مدیره معرفی کند. (ماده ۱۱۰ لایحه اصلاح قسمتی از قانون تجارت)

۱۲- اعضای هیأت مدیرۀ شرکتهای سهامی در هر زمان بوسیلۀ مجمع عمومی عادی صاحبان سهام قابل عزل می باشند. (ماده ۱۰۷ لایحه اصلاح قسمتی از قانون تجارت)

۱۳- شخص یا اشخاص حقوقی عضو هیات مدیره می توانند نمایندگان خود در هیات مدیره را هر زمان که بخواهند عزل کنند به شرط آنکه در هر زمان جانشین او را مکتوباً معرفی نمایند و اگر شخص حقوقی نماینده خود را عزل کند و نماینده ای را مکتوباً و همزمان با عزل نماینده قبلی به عنوان جانشین او معرفی نکند حتی در فرض حضور در جلسه ی هیات مدیره ، غایب محسوب خواهد شد. (ماده ۱۱۰ لایحه اصلاح قسمتی از قانون تجارت)

۱۴- نمایندگان اشخاص حقوقی در هیات مدیره شرکت همان شرایط ، تعهدات و مسئولیتهای مدنی و کیفری ناظر بر اعضای هیات مدیره شرکتهای سهامی را خواهند داشت و از جهت مسئولیت مدنی با شخص حقوقی که آنها را به نمایندگی خود تعیین و معرفی کرده است مسئولیت تضامنی خواهند داشت. (ماده ۱۱۰ لایحه اصلاح قسمتی از قانون تجارت)

در بیان تعریف و منظور از مسئولیت تضامنی از دیدگاه قانون تجارت ماده ۴۰۳ قانون تجارت مقرر داشته است: در کلیه مواردی که به موجب قوانین یا موافق قراردادهای خصوصی ضمانت ، تضامنی باشد طلبکار می تواند به ضامن و مدیون اصلی مجتمعاً رجوع کرده یا پس از رجوع به یکی از آنها و عدم وصول طلب خود برای تمام یا بقیه طلب به دیگری رجوع نماید.

۱۵- حداقل عده اعضای هیات مدیره در شرکتهای سهامی خاص را قانونگذار در لایحه اصلاح قسمتی از قانون تجارت به تصریح معین نکرده اما بنا به عمومات قانونی و مجموع مواد لایحه اصلاح قسمتی از قانون تجارت آنچه مسلم است اینکه اولاً شرکت سهامی شخصیتی است از اجتماع صاحبان سهام (حداقل سه شریک) و ثانیاً هیات مدیره بنا به مفهوم هیاتی و جمعی بودن آن بقدر متیقن بایستی حداقل دو نفر باشد و چون با وجود دو نفر در مقام اختلاف، اکثریت و اقلیتی حاصل نمی شود پس در نتیجه حداقل تعداد هیات مدیره در شرکت سهامی خاص باید سه نفر یعنی به تعداد حداقل قانونی شرکاء (سهامداران) باشد. ( بر اساس مواد ۳ و ۷۲ لایحه اصلاح قسمتی از قانون تجارت و مستنبط از مقررات قانون تجارت)

۱۶- حداکثر تعداد اعضای هیات مدیره نمی تواند از تعداد سهامداران شرکت بیشتر باشد. (مستنبط از ماده ۱۰۷ لایحه اصلاح قسمتی از قانون تجارت)

۱۷- محجورین ، کسانی که حکم ورشکستگی آنها صادر شده است ، کسانی که به علت ارتکاب سرقت ، خیانت در امانت ، کلاهبرداری ، جرایم در حکم کلاهبرداری یا در حکم خیانت در امانت ، اختلاس ، تدلیس ، تصرف غیر قانونی در اموال عمومی به موجب حکم قطعی محکوم یا به موجب حکم قطعی از حقوق اجتماعی کلاً یا بعضاً محروم شده باشند (در مدت محرومیت) را نمی توان به عضویت هیات مدیره و مدیر عاملی شرکتهای سهامی انتخاب نمود. (مواد ۱۱۱ و ۱۲۶ لایحه اصلاح قسمتی از قانون تجارت)

۱۸- مدیر عامل شرکت نمی تواند در عین حال رئیس هیات مدیره همان شرکت باشد مگر با تصویب سه چهارم آراء حاضر در مجمع عمومی عادی صاحبان سهام. (ماده ۱۲۴ لایحه اصلاح قسمتی از قانون تجارت)

۱۹- هیچ کس نمی تواند در عین حال مدیریت عامل بیش از یک شرکت را داشته باشد. تصمیمات و اقدامات مدیر عاملی که مدیریت عامل یک شرکت دیگر را نیز بعهده دارد در مقابل صاحبان سهام و اشخاص ثالث معتبر و مسئولیتهای سمت مدیریت عامل ، شامل حال او خواهد شد و البته به درخواست هر ذینفعی دادگاه حکم عزل چنین مدیر عاملی را صادر خواهد کرد و حکم دادگاه در این خصوص قطعی است. (مواد ۱۲۶ و ۱۲۷ لایحه اصلاح قسمتی از قانون تجارت)

۲۰- کلیه اعمال و اقدامات مدیران و مدیر عامل شرکت در مقابل اشخاص ثالث نافذ و معتبر است و نمی توان به عذر عدم اجرای تشریفات مربوط به طرز انتخاب آنها اعمال و اقدامات آنان را غیر معتبر دانست. (ماده ۱۳۵ لایحه اصلاح قسمتی از قانون تجارت)

۲۱- در صورت انقضاء مدت ماموریت مدیران تا زمان انتخاب مدیران جدید ، مدیران سابق کماکان مسئول امور شرکت و اداره آن خواهند بود. هر گاه مراجع موظف به دعوت مجمع عمومی عادی صاحبان سهام ( هیات مدیره و بازرس یا بازرسان قانونی) به وظیفه خود عمل نکنند هر ذینفع می تواند از اداره ثبت شرکتها دعوت مجمع عمومی عادی صاحبان سهام را برای انتخاب اعضای هیات مدیره تقاضا نماید. (ماده ۱۳۶ لایحه اصلاح قسمتی از قانون تجارت)

۲۲- اگر مدیران (اعضای هیات مدیره و مدیر عامل) شرکت در حین مدیریت ، شرایط مدیریت را از دست بدهند یا ثابت شود که از ابتدا (در هنگام انتخاب) فاقد شرایط قانونی لازم بوده اند به تقاضای هر ذینفعی با حکم دادگاه عزل خواهند شد. حکم دادگاه در این خصوص قطعی است. ( تبصره ماده ۱۱۱ و مواد ۱۲۶ و ۱۲۷ لایحه اصلاح قسمتی از قانون تجارت)

۲۳- اشخاصی که فاقد اهلیت هستند (صغیر و طفل) را نمی توان به مدیریت شرکت انتخاب نمود. ( عمومات قانون مدنی و قانون تجارت)

۲۴- مدت مسئولیت و سمت اعضای هیات مدیره (که در اساسنامه شرکت تعیین می شود) نمی تواند از دو سال بیشتر باشد. به بیان دیگر در هیچ صورتی حتی در اساسنامه شرکت و یا با تصویب مجمع عمومی عادی صاحبان سهام نمی توان مدت ماموریت هیات مدیره را در شرکتهای سهامی بیش از دو سال معین کرد. تعیین مدت مسئولیت برای کمتر از دو سال بلا مانع است. (ماده ۱۰۹ لایحه اصلاح قسمتی از قانون تجارت)

۲۵- انتخاب مجدد اعضای هیات مدیره برای دوره های دو ساله متوالی تا زمانی که شرایط مدیریت را از دست نداده اند بلا مانع است. (ماده ۱۰۹ لایحه اصلاح قسمتی از قانون تجارت با توجه به ماده ۱۱۱ لایحه اصلاح قسمتی از قانون تجارت)

۲۶- اگر انتخاب یا عزل بعضی از مدیران شرکت در دستور مجمع عمومی صاحبان سهام باشد رئیس هیات مدیره نمی تواند ریاست مجمع عمومی عادی صاحبان سهام را عهده دار شود و در این صورت رئیس مجمع از بین سهامداران حاضر در جلسه با اکثریت نسبی انتخاب خواهد شد. (ماده ۱۰۱ لایحه اصلاح قسمتی از قانون تجارت)

۲۷- در مواردی که تصمیمات مجمع عمومی صاحبان سهام ( اعم از مجمع عمومی موسس ، عادی ، فوق العاده) متضمن انتخاب هیات مدیره و بازرس یا بازرسان شرکت باشد یک نسخه از صورتجلسه مجمع بایستی جهت ثبت به اداره ثبت شرکتها ارسال گردد. همچنین نام و مشخصات و حدود اختیارات مدیر عامل باید با ارسال نسخه ای از صورتجلسه هیات مدیره به اداره ثبت شرکتها اعلام تا در روزنامه ی رسمی آگهی شود. (ماده ۱۰۶ لایحه اصلاح قسمتی از قانون تجارت با توجه به ماده ۱۸ و بندهای ۳ و ۴ ماده ۲۰ قانون تجارت)

۲۸- مدیران و بازرسان شرکت بایستی پس از انتخاب بوسیله مجمع عمومی صاحبان سهام کتباً قبول سمت نمایند و تاییدیه کتبی قبول سمت آنان به اداره ثبت شرکتها تسلیم شود. (مواد ۱۷ و ۱۸ و بند ۴ ماده ۲۰ لایحه اصلاح قسمتی از قانون تجارت)

۲۹- در شرکتهای سهامی خاص انتخاب اولین مدیران و بازرس یا بازرسان قانونی شرکت باید در صورتجلسه ای قید و به امضاء کلیه سهامداران برسد. (بند ۳ ماده ۲۰ لایحه اصلاح قسمتی از قانون تجارت)

۳۰- اگر تعداد اعضای هیات مدیره بر اثر فوت یا استعفاء یا سلب شرایط قانونی (عزل یا ممنوعیت از ادامه عضویت در هیات مدیره) از یک یا چند نفر آنان از حداقل مقرر در قانون ( در شرکتهای سهامی عام ۵ نفر و در شرکتهای سهامی خاص ۳ نفر) کمتر شود اعضاء علی البدل هیات مدیره به ترتیبی که در اساسنامه شرکت آمده و اگر در اساسنامه نیامده به ترتیبی که مجمع عمومی عادی مقرر نماید جای آنان را خواهند گرفت و بدین ترتیب هیات مدیره تکمیل خواهد شد تا تصمیمات آنان قانونی تلقی شود. (ماده ۱۱۲ لایحه اصلاح قسمتی از قانون تجارت با توجه به بند ۱۵ ماده ۸ و بند ۱ ماده ۲۰ لایحه اصلاح قسمتی از قانون تجارت)

۳۱- معمولاً مجمع عمومی عادی صاحبان سهام تعداد اعضای علی البدل هیات مدیره را در شرکتهایی که ۵ نفر عضو اصلی هیات مدیره دارند ۳ نفر و در شرکتهایی که ۳ نفر عضو اصلی هیات مدیره دارند ۲ نفر انتخاب می کند و اسامی آنان نیز همراه با اسامی اعضای اصلی هیات مدیره به اداره ثبت شرکتها منعکس و در روزنامه رسمی آگهی می شود. (بنا به عرف معمول در میان شرکتهای سهامی و ترتیبات مقرر در اساسنامه های آنان و نمونه فرمهای اساسنامه اداره ثبت شرکتها)

۳۲- اگر مجمع عمومی عادی صاحبان سهام عضو علی البدل برای هیات مدیره تعیین نکرده باشد و یا اینکه تعداد اعضای علی البدل هیات مدیره برای تکمیل اعضای هیات مدیره و تصدی محل های خالی در هیات مدیره کافی نباشد اعضای باقیمانده هیات مدیره بایستی بلافاصله پس از حدوث نقص در هیات مدیره و کاهش اعضای آن به کمتر از حداقل قانونی، نسبت به دعوت مجمع عمومی عادی صاحبان سهام جهت تکمیل اعضای هیات مدیره اقدام کند. (ماده ۱۱۲ لایحه اصلاح قسمتی از قانون تجارت)

۳۳- در صورتی که تمام اعضای هیات مدیره شرایط عضویت در هیات مدیره را از دست بدهند یا استعفاء نمایند یا در صورتی که اعضای باقیمانده هیات مدیره به تکلیف قانونی خود برای دعوت مجامع عمومی صاحبان سهام جهت تکمیل اعضای هیات مدیره ( به شرح ماده ۱۱۲ لایحه اصلاح قسمتی از قانون تجارت ) عمل نکنند هر ذینفع می تواند از بازرس یا بازرسان شرکت بخواهد که مجمع عمومی عادی صاحبان سهام را جهت تکمیل عده اعضای هیات مدیره دعوت به تشکیل جلسه نماید و بازرس یا بازرسان شرکت مکلف به انجام چنین درخواستی هستند. (ماده ۱۱۳ لایحه اصلاح قسمتی از قانون تجارت)

۳۴- اعضای هیات مدیره باید حداقل تعداد سهامی را که در اساسنامه شرکت مقرر شده دارا باشند و اساسنامه شرکت می تواند برای رای دادن در مجمع عمومی صاحبان سهام دارا بودن تعداد مشخصی از سهام را شرط کند بنابراین تعداد سهام اعضای هیات مدیره نبایستی از حداقل تعداد سهامی که اساسنامه برای رای دادن در مجمع عمومی عادی صاحبان سهام تعیین کرده کمتر باشد. این سهام برای تضمین خساراتی است که ممکن است از تقصیرات مدیران منفرداً یا مشترکاً بر شرکت وارد شود. سهام مذکور بایستی با نام باشد و قابل انتقال نیست و تا زمانی که اعضای هیات مدیره مفاصا حساب دوره تصدی خود در شرکت را دریافت نکرده اند سهام مذکور در صندوق شرکت به عنوان وثیقه باقی خواهد ماند. (ماده ۱۱۴ لایحه اصلاح قسمتی از قانون تجارت)

قابل ذکر است که وفق ماده ۱۱۶ لایحه اصلاح قسمتی از قانون تجارت تصویب ترازنامه و حساب سود و زیان هر دوره مالی شرکت به منزله ی مفاصا حساب مدیران در همان دوره ی مالی است و پس از تصویب ترازنامه و حساب سود و زیان دوره ای که مدت مدیریت اعضای هیات مدیره در آن دوره پایان یافته یا به هر نحوی در آن دوره از آنان سلب سمت شده باشد سهام وثیقه موصوف بخودی خود از قید وثیقه آزاد می شود.

۳۵- در صورتی که اعضای هیات مدیره در هنگام انتخاب ، مالک تعداد سهام لازم به عنوان وثیقه نباشد و همچنین در مورد انتقال قهری سهام وثیقه در زمان مدیریت یا افزایش یافتن تعداد سهام لازم به عنوان وثیقه ی مدیران ، عضو یا اعضای هیات مدیره ای که مشمول این شرایط شده اند باید ظرف حداکثر یک ماه از تاریخ وقوع و حدوث این شرایط تعداد سهام لازم به عنوان وثیقه را تهیه کنند و به صندوق شرکت بسپارند در غیر این صورت مستعفی محسوب خواهند شد. (ماده ۱۱۵ لایحه اصلاح قسمتی از قانون تجارت)

۳۶- هیات مدیره شرکت بایستی لااقل یک نفر شخص حقیقی را به مدیر عاملی شرکت برگزیند و حدود اختیارات و مدت مسئولیت و حق الزحمه او را معین کند. اگر مدیر عامل ، عضو هیات مدیره شرکت هم باشد دوره ی مدیریت عاملی او نمی تواند بیش از مدت عضویت او در هیات مدیره باشد. هیات مدیره می تواند هر وقت که بخواهد مدیر عامل را عزل نماید. (ماده ۱۲۴ لایحه اصلاح قسمتی از قانون تجارت)

۳۷- برابر اصل ۱۴۱ قانون اساسی جمهوری اسلامی ایران کارمندان دولت نمی توانند همزمان با شغل دولتی خود مدیریت عامل یا عضویت در هیات مدیره انواع مختلف شرکتهای خصوصی از جمله شرکتهای سهامی را عهده دار شوند.

ضوابط و تشریفات و الزامات مربوط به طرز انتخاب و عزل هیات مدیره در شرکتهای سهامی