برای محاسبه حقوق و مزایای ماهانه پرسنل، ابتدا باید ساعات کارکرد پرسنل یا اصطلاحا ساعات تردد آنان مشخص شود
آشنايي با روش های ثبت و محاسبه ساعات کارکرد پرسنل
برای محاسبه حقوق و مزایای ماهانه پرسنل، ابتدا باید
ساعات کارکرد پرسنل یا اصطلاحا ساعات تردد آنان مشخص شود. انجام این کار و محاسبه
ساعت کارکرد پرسنل به دو روش دستی و مکانیزه امکانپذیر است که هر یک دارای مزایا و
معایب خاصی می باشد:
الف- روش دستی:
در این روش ساعات ورود و خروج افراد در دفتری که برای ثبت
ساعات ورود و خروج افراد طراحی شده و "دفتر حضور و غیاب" نامیده می شود
به صورت دستی و معمولا توسط خود اشخاص ثبت شده و امضا می گردد. سپس در پایان ماه و
یا در زمان های مورد نیاز ساعات کار افراد به صورت دستی از دفتر حضور و غیاب
استخراج شده و جهت محاسبه حقوق استفاده می شود.
لازم به ذکر است محاسبه ساعات تاخیر و تعجیل یا اضافه کار
و مواردی از این قبیل باید بر اساس آئین نامه های شرکت و قوانین کار انجام گیرد.
مزایا و معایب استفاده از این روش به شرح زیر می باشد:
مزایای روش دستی ثبت کارکرد
پرسنل:
1- به محض خرید دفتر حضور و غیاب و
اعلام موضوع به پرسنل جهت ثبت ساعات ورود و خروج می توان از آن استفاده نمود.
2- روش محاسبه ساعات کارکرد به صورت
دستی برای شرکت های کوچک با تعداد پرسنل کم مناسب می باشد و هزینه کمی دارد (هزینه
خرید دفتر حضور و غیاب)
معایب روش دستی ثبت کارکرد
پرسنل:
1- احتمال بروز اشتباه در محاسبات
ساعات کارکرد
2- نیاز به زمان زیاد جهت استخراج
ساعات کارکرد پرسنل
3- احتمال اعمال سلیقه شخصی در محاسبات
کارکرد و تاخیر و تعجیل و اضافه کار و ...
4- احتمال عدم ثبت ساعات واقعی ورود و
خروج توسط پرسنل (برای حل این مورد می توان شخصی را به عنوان مسئول ثبت ورود و
خروج همکاران تعیین نمود).
5- کاغد بازی زیاد برای دریافت مرخصی و
ماموریت و ...
ب- روش مکانیزه:
در این روش، ثبت ورود و خروج پرسنل توسط دستگاه
هایی که به این منظور طراحی و معمولا در ورودی شرکت و در محل قابل دید پرسنل نصب
شده، ثبت می گردد. به این دستگاه ها "سیستم حضور و غیاب" یا "سیستم
کنترل تردد" گفته می شود.
این دستگاه ها دارای انواع گوناگونی می باشند که در برخی
از آنها ثبت ورود و خروج افراد با قراردادن کارت تردد بر روی سنسور دستگاه و در
برخی دیگر هم از طریق لمس سنسور تشخیص اثر انگشت و یا شناسایی چهره افراد زمان
ورود یا خروج ثبت می گردد.
برای تهیه گزارش تردد پرسنل در این روش باید ساعات مجاز
ورود و خروج، میزان مجاز تاخیر و تعجیل و ... مطابق آئین نامه و قوانین شرکت در
دستگاه تردد تعریف شود.
اطلاعات ثبت شده در سیستم تردد باید جهت استفاده
استخراج شده و برای انجام محاسبات حقوق و دستمزد در اختیار مسئول مربوطه قرار گیرد
به همین منظور این سیستم ها به یک کامپیوتر متصل می شوند و می توان اطلاعات آن ها
را در کامپیوتر مشاهده نمود.
برخی از نرم افزارهای حقوق و دستمزد قابلیت اتصال مستقیم
به دستگاه های حضور و غیاب و دریافت اطلاعات از آن را دارند. در این حالت محاسبات
کارکرد به نرم افزار حقوق و دستمزد منتقل می شود و در آن جا مبنای محاسبه حقوق و
دستمزد قرار می گیرد.
مواردی که باید در سیستم ورود و خروج مد نظر قرار گیرد
عبارتند از:
1- ساعات ورود و خروج و
کسر کار و اضافه کار باید مطابق آیین نامه داخلی شرکت در دستگاه حضور و غیاب تعریف
شود.
2- جرائم تاخیر مشخص شود.
3- روزهای تعطیل و غیر
تعطیل در نرم افزار تعریف و مشخص شود.
این روش هم دارای مزایا و معایب متفاوتی می باشد که در
زیر به ذکر برخی از این موارد می پردازیم:
مزایای روش ثبت مکانیزه
ساعات ورود و خروج:
1- کاهش اشتباه در محاسبات ساعات
کارکرد
2- استخراج ساعات کارکرد پرسنل در
کمترین زمان
3- امکان دریافت انواع گزارشات از
سیستم ورود و خروج بر اساس تاریخ، ساعت، شخص خاص و ... (این موارد ممکن است جز
امکانات برخی از نرم افزار ها نباشد)
4- امکان ثبت و تعریف انواع رویدادها از
قبیل مرخصی ساعتی، ماموریت، مرخصی استعلاجی و ... در نرم افزار
5- امکان اتصال مستقیم نرم افزار به
سیستم حقوق و دستمزد (این کار به شرط وجود امکان ارتباط بین نرم افزار حقوق و
دستمزد و نرم افزار ساعات ورود و خروج امکان پذیر است)
6- کاهش دخالت انسانی در محاسبات
(به شرط تعریف دقیق ساعات قانونی کار و تردد و ... مطابق آئین نامه های شرکت و
قانون کار و ...)
7- امکان ایجاد کنترل دقیق بر ورود و
خروج افراد و استفاده از کارت های تردد عکس دار به عنوان کارت شناسایی جهت ورود به
شرکت
8- کاهش بازی با استفاده از امکانات
ثبت اطلاعات مرخصی و ماموریت و ...
معایب استفاده از سیستم
مکانیزه ثبت ساعات ورود و خروج پرسنل:
1- این روش نسبت به روش دستی هزینه
بالایی دارد و باید تجهیزات آن خریداری و نصب شود
2- معمولا زمان زیادی صرف انتخاب، خرید،
نصب، راه اندازی تجهیزات و آموزش پرسنل می شود
3- در صورت قطع برق و نبود امکانات برق
اضطراری، سیستم قابل استفاده نمی باشد (این مورد در موارد بسیار نادری اتفاق می
افتد)
4- احتمال بروز مشکل نرم افزاری و سخت
افزاری که گاهی استفاده از سیستم را با مشکل مواجه می کند.
5- عدم پاسخگویی مناسب و پشتیبانی ضعیف
شرکت فروشنده تجهیزات تردد در برخی اوقات
6- احتمال ثبت ساعات ورود و خروج
اشخاص توسط سایر همکاران در سیستم هایی که با کارت کار می کنند (در شرکت های بزرگ
این مشکل با قراردادن کارت های تردد در واحد نگهبانی و ثبت ساعات ورود و خروج توسط
نگهبانی تا حدود زیادی حل می شود)
برچسب ها :
ساعات کارکرد پرسنل
محاسبه حقوق و مزایای ماهانه
دو روش دستی و مکانیزه
مزایا و معایب